9月は防災月間ということで、ブログでも防災ネタを取り上げます。
HP版として、事務所のデータ管理についてご紹介させていただきます。
主に、個人事業主や中小企業の方向けの記事になります。
私のデータ管理・バックアップは、HDDとクラウドサービスを併用して行っています。
データのバックアップ
複数でバックアップを取る
PCに保存されているデータは、定期的にバックアップを取るようにしましょう。
独立してからのほうが、バックアップの重要性を感じます。（全て自己責任のため。）
バックアップを取る場合の方法として、
- 外付けHDD（据置タイプ、ポータブルタイプ）
- USBメモリ
- クラウド（DropboxやGoogleドライブなど）
などがあります。
私は、外付けHDD（ポータブルタイプ）とDropboxを併用してデータのバックアップを行っています。
バックアップをする場合には、複数の媒体でバックアップをとっておきましょう。
二重でバックアップを取っておけば、片方が壊れても復旧させることが出来ます。
分散してバックアップ・保管しておく
バックアップデータの保管先も1か所ではなく、複数の場所に保管しておくのがベストです。
事務所内にバックアップデータを保存したHDDを保管しておいても、災害があった場合にはデータを保管したHDDまで一緒にダメになってしまう可能性があります。
- 災害時にデータを持ち出せる環境にする。
- 別の場所に保管する（自宅や別の事務所など）
- クラウドサービスを利用する
データのバックアップ保存のサービスを提供している会社なども、データセンターを複数の箇所に設置しデータを多重で保管しています。
バックアップサービスを利用していない場合でも、自主的に分散してバックアップしておきましょう。
東日本大震災の時、勤めていた会計事務所のバックアップデータ（磁気テープ）を私ともう一人の従業員で事務所の外へ避難させました。
事務所内でPCと共に壊れるより、複数の場所にデータがあれば復旧の可能性が高まると考えたため。
- 事務所のPC本体
- 外付けHDD（自宅など）
- クラウドサービス（インターネット上）
複数箇所にデータがあれば、復旧出来るの確立は高くなります。
手元媒体（外付けHDD）にも保管しておく
クラウドサービスで全てのデータを管理しておけば、別でバックアップを取る必要性もないのかもしれません。（クラウドサービス自体が多重でデータを保管し、喪失の可能性が低いため）
ですが、クラウドサービス自体がサービスを終了してしまったり、誤ってデータを削除してしまうといった可能性も否定できません。
不測の事態に備えておくためにも、外付けHDDなど手元で保管できる媒体でもバックアップを取っておきましょう。
データのバックアップは定期的に
外付けHDDを購入すると、付属のソフトウェアでデータのバックアップのスケジュールを組むことが出来ます。
毎日、毎週など設定をすることが可能です。
データのバックアップはスケジュールを組んで定期的に行いましょう。
まとめ
- データのバックアップは複数の媒体で
- データの保管は、分散して
- クラウドサービスだけでなく、手元媒体でも
- 定期的なバックアップを
お金や固定資産も大事な資産ですが、データも「資産」です。
大切なデータを守るためにも、バックアップはしっかりしておきましょう。
