士業のサポートに強い、税理士の山川です。
業務を行う上で導入を検討する必要があるのが、「業務システム」です。
税理士業務であれば、「TKC」、「MJS」、「JDL」、「達人」といったものがあります。
各士業向けにも様々な業務システムがあり、司法書士を例に出すと、私が知っている限りでは、「権（ちから）」、「サムポローニア」、「2in1」、「司法くん」といった業務システムがあります。
弁護士には弁護士用の、社会保険労務士には社会保険労務士用の業務システムがありますね。
価格面や機能に一長一短があったするので導入する際は、デモをしてもらうか使っている先輩士業に見せてもらうようにしましょう。
業務システムは複数検討しましょう。
業務ソフトの導入を検討するときに意識するのは、
- 価格
- 使いやすさ（自分と合っているか？）
- 勤めていた事務所で使っていたから
あたりでしょうか。
勤めていた事務所で使っていたから
私が以前勤めていた事務所では、MJSをメインで使っていましたが、独立するにあたりTKC、MJS、JDL、達人の導入を検討しました。
直前まで勤務していた事務所のシステムと「同じシステムでいい」というのもアリかもしれませんが、独立開業してそのシステムを使っていくのは自分自身です。
独立開業する場合には、きちんと検討することをオススメします。
慣れ親しんだシステムがあるのであれば、そのシステムをベースに、そのシステムの良いと思うところ、もう少しこうなればいいのにと思うところを書き出してみましょう。
価格面
価格面でいえば、業務システム単体で購入できるのか、契約期間はどのくらいなのか、などきちんと確認しておきましょう。
1年単位で購入できるものや、5年のリースを組んで購入するものなど様々です。
いいのがあれば乗り換えたいという思いがあるのであれば、契約期間が短いものを選ぶようにしましょう。
使いやすさ
価格面も重要ですが、使いやすさも重要です。
操作画面も業務システムによって様々で、自分の感覚に合うかどうかというのもチェックポイントです。
価格面では安くても、業務システムが自分に合っていなくて操作の度に四苦八苦していては、せっかく業務をスムーズに進めるために導入したハズなのに本末転倒ですね。
私は最終的に、価格面・使いやすさを検討してMJSを導入しました。
機能はどこまで必要か？
業務システムは、フルセットで導入するとかなり高額になります。
以前勤めていた事務所と同じようなシステム構成にしよう見積を依頼したら、非常に高額な見積もりになってしまいました。
機能に絞ると価格面を下げることができますし、導入したのに結局使っていない（ムダ）を省くことができます。
- 必要な業務に関係するシステム
- 関与先・事件の管理
- 請求書の管理
- 進捗状況の管理
など、業務フローを書き出して、どのシステムがどの部分の役割を担うのか検討するといいですね。
導入しなくても、Excelや別の方法で管理できるものがあれば、その部分は省くといったことができますし。
私も、あれば業務の効率化に役立つシステムはありましたが、高額であること・別のもので代用可能なこともあり、導入を見送りました。
他のシステム・ソフトに連携できるか？
業務を行う上で、「他のシステム・ソフトに業務システムのデータが連携できるか？」というのも重要な要素です。
例えば、外部から業務システムを閲覧できるか、スケジュールをGoogleカレンダーに同期できるか、請求システムから会計データへ連携できるデータを作成できるか？といったようなことです。
外部から業務システムを閲覧できるか？
しっかりと事前準備をしてお客様との打合せにのぞむことが重要ですが、印刷し忘れたり、出先で内容を確認したくなったりという可能性もなきにしもあらず、です。
業務システムが入ったPCを持ち歩くと、破損や盗難の可能性があるので持ち歩くのはあまり好ましくないですね。
そういった場合、業務ソフトの機能で外部から閲覧できる、遠隔で業務システムが入ったPCを操作できるといったような連携ができると便利です。
私は、遠隔で業務システムが入ったPCを操作できるように設定しています。（どのようなものを使っているかは、別の機会に）
スケジュールを同期できるか？
税理士業務で重要なスケジュールは、申告書の提出期限や届出書の提出期限といったものがあります。
また、お客様との打合せのスケジュールももちろん管理する必要があります。
私が使っている業務システムは、業務システムのスケジュールに登録すると、Googleカレンダー※へ同期する機能があります。
※Googleカレンダーは、PC・スマホ・タブレットに同期すればどの端末からでも同じスケジュールを確認することができます。
実際はシステムを別途購入する必要がある、複数人のスケジュールを確認するのには便利であるため、ひとりで業務を行う私には不要な機能だったので使用していません。（Googleカレンダーに直接登録しています。）
顧客管理・事件システムから自働でスケジュールを書き出す機能があり、Googleカレンダーなどに同期できる機能があれば積極的に使っていきましょう。
請求システムから会計データへ連携できるか？
請求システムを使用しているのであれば、請求書を作成することができますし、入金管理等もできるはずです。
事務所を運営していく上で必要な業務に、会計・経理があります。
会計ソフトに売上や経費といったものを入力していく必要がありますね。
請求書を見ながら会計ソフトに入力、という方法もありますが請求書が多くなればなるほど入力は大変です。
業務システムによっては、請求データを会計ソフトに連携・取り込むためのデータを作成してくれるものがあります。
司法書士の業務システムであれば、「権（ちから）」には同様の機能がありました。
直接会計ソフトに取り込むデータを作成できなくても、CSVデータとして出力することができれば、加工して会計ソフトに取り込むことも可能です。
取り込めるようになれば、会計・経理もラクになります。
そういった機能があるかどうかもチェックしてみましょう。
まとめ
業務システムを導入する際には、複数検討するようにしましょう。
価格や使いやすさのバランスを見て導入するといいですね。
その他、どのような拡張機能があるのか事前に確認しておくといいかもしれません。
業務システムを選ぶ際の参考になれば幸いです。
《編集後記》
私が使っている業務システムのバックアップを週2回、手動で行うようにしています。
それほど頻繁に使うものではないので、現状のバックアップ頻度はこれくらいです。
オプションを入れれば、毎日自動バックアップがかかるようになるそうですが、そこまで必要性を感じていませんし。
Googleカレンダーのスケジュールに登録をしているので、バックアップを忘れることはありません。
業務データは士業事務所で一番重要なデータです。
データが消えないように保管する方法を考えましょう。
