こんにちは！税理士の山川です。
決算が終わった過去の会計データ、どうしていますか？
帳簿書類の保存期間
会計ソフトで作成した総勘定元帳や仕訳帳、貸借対照表、損益計算書などの帳簿書類は、保存しておく義務があります。
即破棄していいというものではありません。
法人の場合の税務上の帳簿書類は、確定申告書の提出期限の翌日から7年間（注）保存しなければなりません。
会社法の場合には、10年間保存が必要です。
（注）欠損金が生じた事業年度においては、9年間又は10年間（平成30年4月1日以後に開始する欠損金の生ずる事業年度）保存しなければなりません。
法人の場合には、会社法にあわせて10年間保存しておくとよいでしょう。
また、個人の場合にも7年間の保存が必要です。
データの保管方法（ソフトに依存させない）
帳簿書類は、原則として紙で保存しておく必要があります。
原則的な保存方法
帳簿書類の保存方法は、紙による保存が原則となります。
したがって、電子計算機で作成した帳簿書類についても、原則として電子計算機からアウトプットした紙により保存する必要があります。
会計ソフトを使っていても、会計ソフトにそのままの状態で保存しておくことは基本的にできません。
電子的に保存ためには、一定の要件を満たし、あらかじめ税務署に申請する必要があります。
また、データのまま保存しておくことのリスクもあります。
スタンドアロン型（従来のPCにインストールして使うタイプのもの）の弥生会計などは、PC本体、会計ソフトが壊れた時にバックアップしておかないと過去のデータが消失してしまいます。データのバージョンが古すぎて開けなくなってしまうことも。
クラウド型（WEB上でログインして使うタイプのもの）のマネーフォワードクラウドやfreeeなどは、突然のサービス停止や、提供会社のサーバーダウンなどでデータが消失してしまう可能性があります。
決算が終わったら、速やかに印刷しておいたり、データのバックアップをとっておき、会計ソフトにデータを依存させないで保管するようにした方がいいですね。
また、バックアップも1か所だけでなく、複数の場所で分散して保管しておく方が良いでしょう。
出力方法は1つでいい？
税務上の要件を満たした保存方法なら、「紙」で出力しておけば十分です。
その場合、最低限出力しておいた方が良い書類は、下記のようなものがあります。
- 総勘定元帳
- 補助元帳
- 仕訳帳
会計ソフトからは、さまざまな形式で帳簿書類を出力することが可能です。
紙の他、PDF形式、CSV形式での出力も可能です。
PDF、CSVでも同様の書類を出力しておくといいですね。
PDFは、紙のように扱えるのでペーパーレスに一役買いますし、CSVデータ（特に仕訳帳）であれば他の会計ソフトに移行するときも少し加工すれば取り込むことが出来ます。
また、CSVデータであれば会計の分析をすることもできます。
1つの方法で出力したからよしとするのではなく、他の方法でも出力しておきましょう。
まとめ：会計データは大事な資産
会計ソフトのまま、データを保管している方が良くいらっしゃいます。
会計データは大事な資産です。
過去のことよりも未来のことを考えていくことの方が重要ですが、過去のデータから見えてくるものもあります。
会計ソフトは、いつ壊れる・サービスが停止するかもわかりません。
会計ソフトに依存させず、決算が終わったらひとまず出力しておきましょう！
決算時期に限らず、定期的なバックアップを取っておくのもいいですね(^-^)
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