士業のサポートに強い、税理士の山川です。
売上の入金管理、重要ですね。
どのように管理していますか？
入金管理の重要性
- 仕事が完了する
- 請求書を発行
- 売上の入金
というのが、一連のサイクルですね。
売上の入金があって、はじめて自分で自由に使えるお金となります。
入金がなければ、または入金が遅ければ、経費の支払いができなくなったり、必要な備品や設備投資に回すことができません。
売上が上がって黒字なのに、お金が回らなければ、最悪「倒産」してしまいます。(黒字倒産と言われるものです。）
資金繰りの面で、入金管理は重要です。
どうやって管理する？
資金繰りの面で重要な「入金管理」、どうやってするのがいいのでしょうか。
Excel・請求書作成ソフト・販売管理ソフト・会計ソフトなどなど、様々な方法で管理することができます。
使うものによっては、入金期日を過ぎているとアラートを出してくれたりしてくれるものもあります。
小売業や不特定多数のお客様を相手に掛け販売するような業種であれば、専用の請求書作成ソフトや販売管理ソフトを使ってきっちり管理したほうが効率よく管理できるでしょう。
士業のように、不特定多数を相手にしない業種であれば、専用の請求書作成ソフトや販売管理ソフトを導入しなくても、Excelや会計ソフトであっても入金管理をすることはできます。
複数のシステムを同時に使うより、1つのものにまとめて管理したほうがミスが少なく管理しやすくなります。
オススメは、「会計ソフトで補助科目を使って管理する」方法です。
補助科目を有効に使う
会計ソフトには、大抵「補助科目」という設定があります。（freeeの場合、「タグ」という機能）
この補助科目をうまく使うことで、「入金管理」にも生かすことができます。
取引先ごとに「補助科目」を作成します。
会計ソフトの試算表を切り出したものですが、取引先ごとに「補助科目」を作成しています。
A社の入金状況を見てみましょう。
補助元帳というものですが、ここからA社の状況を読み取ることができます。
- 毎月月末に売上の計上
- 翌月10日に入金
毎月きちんと10日に入金されていることがわかります。
B社の入金状況を見てみましょう。
B社の状況は、
- 毎月月末に売上計上
- 翌月25日に入金
と読み取ることができます。
しかし、1月末に売上計上したものの入金は2月25日ですが、全額入金になっていません。
売上15,000円－入金14,568円＝差額432円
432円少なく入金されています。
その翌月も同じです。
入金はありますが、少なく入金されている原因を探さなければなりません。
入金間違いの可能性があるので、先方に確認する必要があります。
432円、216円といった金額であれば、銀行の手数料分が差し引かれて入金になっている可能性もあります。
C社の入金状況を見てみましょう。
C社の状況は、
- 毎月月末に売上計上
- 翌月10日に入金
と読み取ることができます。
1月分の入金は、2月10日にきちんと入金になっていますが、それ以降の月の入金がありません。
入金がない原因を確認する必要があります。
- 請求書が届いていない
- 入金忘れ など
まとめ
入金管理、重要です。
請求書作成ソフトや販売管理ソフトがなくても、会計ソフトで入金管理を行うこともできます。
不特定多数とのやり取りが少ない士業であれば、会計ソフトで入金管理というのがオススメです。
使うシステムは少なくし、統一できるものは統一することで、転記するミスや時間のロスを防ぐことができます。
会計ソフトの「補助科目」、有効に使ってみましょう！
